【体験談】退職時、スムーズに業務の引き継ぎを行うコツ【転職】

退職時の業務の引き継ぎを、スムーズに行うコツをお伝えします！

転職等で今の職場を離れる場合、ほぼ確実に発生するのが後任者への業務の引き継ぎです。

これは円満に退職するためにも丁寧に行うべき作業であり、後任の方がストレス少なく業務を引き継ぐためにも重要な仕事です。

僕が前の会社を辞めた際もこの引き継ぎは結構時間がかかり、営業職だったのでお客さんのもとに挨拶に行く、等の時間も必要でした。

結果として特にトラブルなく、かつ想定より早いスケジュールで引き継ぎを行うことができたので、今回はなぜ引き継ぎをスムーズにできたのか、その経験をお話できればと思います！

引き継ぎをスムーズに行うコツ

お客さんとのアポは最優先で組む

これは特に営業職の引き継ぎで起こることですが、お客さんに担当が変わる挨拶を行うならば、最優先でアポを取るべきです。

自分と後任の二人で完結するものではなく、お客さんの都合によってもそのスケジュールは大きく変わりうるものです。

また、お客さんにとっても急なアポイントは自身のスケジュールに急な影響を与えてしまいます。

できれば後任が正式に決まった段階ですみやかに挨拶のアポを組むべきです。

また、お客さんのもとに訪問して挨拶を行うのであれば、移動時間も加味したスケジュールを組むようにしましょう。

進んでいるタスクや案件は早めに共有する

お客さんへの挨拶が決まり次第、細かい社内の引き継ぎに入りますが、まずは現在進行形で走っているタスクや案件を優先して引き継ぎを行いましょう。

実際に業務をやるのが自分なのか後任なのかにかかわらず、自分がいなくなったあと事故なくタスクや案件を進めるためにも、概要とやることを早めに共有しておくのがベストです。

会社から見れば自分が退職しようがしまいが、タスクや案件は進まなければなりません。

後任にとっても重要な案件を十分な共有なく引き継ぎ、即タスクが生じるのはキツイはず。

引き継ぎ内容は、文字に起こす

お次は“引き継ぎ方”の話ですが、ここで大事なのはとにかく“文字に起こす”ことが大切です。

特に後任が仲のいい同僚だったりすると、「なんとなくこんな感じで」な引き継ぎができてしまいます。

でもこれは要注意で、特に仕事における主観は言葉にしないとまず齟齬を起こします。

業務フローや案件内容は当然として、その業務や案件に対して自分がどう感じているか、考えているかの主観部分まで必ず文字に起こすことをおすすめします。

ワードでもエクセルでもパワポでもメモアプリでもいいので、ファイルとして残るもので、かつ言葉を残せる形でまずは進めましょう。

文字起こししたうえで、言葉でも共有

まずは言語化して文字で引き継ぎ事項を書き起こしたら、次はなるべく対面で、引き継ぎ内容を共有することをおすすめします。

文字にしないことには伝えたいことも伝わらないのですが、その上で直接話して共有することで、各タスク・案件の細かい部分まで共有することができます。

時間の都合や、あるいは物理的に距離が離れている相手に対してはこの対面での引き継ぎは難しいのですが、可能な限り直接話す機会は設けると、引き継ぎとしては文句のないものになると思います。

また上司にもよりますが、対面で引き継ぎをしている光景自体が「熱心に引き継ぎをしている」というパフォーマンスだったり証跡になったりもします。

いつまでに終わらせるか、期限を決める

最後のコツは、引き継ぎのスケジュールについて、あらかじめいつまでに終わらせるのか、期限を設定することです。

僕の場合は、消化したい有給の日数を起点にして計算し、「○月の1週目までに引き継ぎを終わらせる」のような形で期限を決めていました。

有給消化日数を基準にする場合は、例えば最終出社日を3月の2週目の金曜、とする場合は、1週間ほどゆとりを持って3月の1週目までに引き継ぎを終わらせる、といったゆとりを持たせるのがベストです。

普段の業務もそうだと思いますが、引き継ぎには必ず予想外というか、スケジュール通りに進まないケースが生じます。

必ずイレギュラーを想定して、ゆとりを持ったスケジュールを設定しましょう。

まとめ：文字起こしとゆとりのあるスケジュール

まとめると、引き継ぎにおいて大切なのは、必ず引き継ぎ内容を文字に起こすことと、ゆとりをもったスケジュールです。

業務内容や案件の内容を、知識ゼロの人が見ても取り組めるレベルでの作成を目指しましょう。

スケジュールについては、ギリギリで組むとまず想定通りには進みませんし、後任にとっても詰め込みで話が進んで大変です。

休みたい日から逆算して1週間程度余裕をもったスケジュールを想定しておきましょう。

この記事が少しでも参考になれば幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました！